23-4: Kingston Student Housing Cooperative: Budgeting and Governance in a Global Crisis
ABSTRACT
This field research case focuses on a housing cooperative based in Kingston, Ontario. The key issue is the need to craft a budget to support the general manager, Brent Bellamy, as he plans for the coming academic year. Because of the COVID-19 pandemic, Queen's University suspended in-person classes for the 2020–2021 school year. The Kingston Student Housing Co-operative (KSHC) depends on student members who attend Queen's to stay in its rooms and participate in its operations and governance structure. With Queen's effectively shutting down, KSHC's key source of funds will be absent for the coming year. Brent needs help recalculating the budget for the coming year, leading to advice on some of his strategic options. He is also worried about other issues at KSHC: (1) the organization's long-time bookkeeper has just given notice of her intent to retire, and he must evaluate the bookkeeping tasks that were her responsibility; (2) he has concerns about the governance structure, which sees a lack of continuity in the board of directors between years; and (3) KSHC was considering a significant build project prior to the COVID-19 pandemic that Brent would like to advance. In considering these issues, Brent must acknowledge and respect the unique nature of a cooperative as a member-owned nonprofit organization based on certain cooperative principles.
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COOPÉRATIVE D'HABITATION POUR ÉTUDIANTS À KINGSTON : ÉTABLISSEMENT D'UN BUDGET ET GOUVERNANCE DURANT UNE CRISE MONDIALE
RÉSUMÉ
Cette étude de cas sur le terrain porte sur une coopérative d'habitation située à Kingston, en Ontario. Le principal enjeu est la nécessité d'élaborer un budget pour aider le directeur général, Brent Bellamy, à planifier pour l'année scolaire à venir. En raison de la pandémie de COVID-19, l'Université Queen's a suspendu les cours en personne pour l'année scolaire 2020–2021. La coopérative Kingston Student Housing Co-operative (KSHC) compte sur les étudiants membres qui fréquentent Queen's pour habiter ses chambres et participer à son fonctionnement et à sa structure de gouvernance. L'Université Queen's ayant effectivement fermé ses portes, la principale source de financement de KSHC pour l'année à venir n'est plus disponible. Brent a besoin d'aide pour recalculer le budget pour l'année, et de conseils sur certaines de ses options stratégiques. Il est aussi préoccupé par d'autres problèmes à KSHC: (1) la commis comptable de longue date de l'organisme vient de faire part de son intention de prendre sa retraite, et Brent doit évaluer les tâches comptables qui lui incombaient, (2) la structure de gouvernance semble être affaiblie par un manque de continuité au sein du conseil d'administration d'une année à l'autre et (3) KSHC envisageait d'entreprendre un important projet de construction avant la pandémie de COVID-19, et Brent aimerait le faire progresser. En abordant ces enjeux, Brent doit prendre en compte et respecter la nature unique d'une coopérative, qui est un organisme sans but lucratif détenu par ses membres et fondé sur certains principes coopératifs.
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