Cours de comptabilité informatisée:
Le maillon le plus faible?

Lorsque Robin Hemmingsen, présidente du E-Commerce Institute au Collège Centennial, m’a demandé de rédiger un article sur « L’intégration de la technologie dans l’enseignement de la comptabilité », elle voyait déjà nos étudiants de premier cycle en comptabilité en train d’étudier le commerce électronique et les systèmes d’entreprises dans le cadre de notre programme de comptabilité. Même si nous devrons assurer, au cours de l’année, la mise en place des concepts et des logiciels pour les cours de troisième année, notre réalité est en fait bien ancrée au niveau des cours de comptabilité informatisée qui sont offerts aux étudiants de première et de deuxième année.

Pour les finissants, l’obtention d’un diplôme de niveau collégial en comptabilité ou en administration représente la clé du marché du travail. Les employeurs cherchent des jeunes bien versés en informatique et qui connaissent à fond les logiciels de comptabilité et les chiffriers électroniques. Pour que les étudiants soient en mesure de satisfaire à ces exigences, la plupart des collèges offrent donc un cours ou deux et parfois plus en comptabilité informatisée. Le programme Excel est d’ailleurs enseigné par les professeurs d’informatique ou de comptabilité. Les progiciels de comptabilité les plus souvent enseignés sont Simply Accounting et ACCPAC, en plate-forme DOS ou Windows, et d’autres progiciels, dont MYOB, QuickBooks et Great Plains Dynamics, commencent à apparaître sur les syllabus de cours. Les étudiants apprennent ainsi à maîtriser ces programmes et peuvent ensuite l’indiquer sur leur curriculum vitae.

Dans le cadre des cours de comptabilité informatisée, les lacunes ne se situent pas au niveau de la technologie, mais plutôt au niveau de l’intégration des connaissances comptables et du perfectionnement des habiletés de pensée critique. Il peut s’avérer difficile pour un professeur de comptabilité de se concentrer sur de telles questions dans un laboratoire d’informatique lorsqu’il est en présence de 35 étudiants et de 35 ordinateurs. Toutefois, dans le laboratoire d’informatique du collège, le professeur de comptabilité joue aussi le rôle d’assistant à l’enseignement et parfois même de technicien de laboratoire, tout au moins jusqu’à ce qu’une personne du service de TI lui vienne en aide.

Dans les paragraphes qui suivent, nous présenterons certaines lacunes dont font preuve les étudiants et quelques-unes des méthodes qui pourraient être utilisées pour les combler.

1. Le syndrome de la frappe

La plupart des exercices de comptabilité informatisée sont très précis, allant même jusqu’à préciser l’utilisation de chacune des touches – par exemple, « Presser trois fois sur ». Les étudiants éprouvent donc plus de difficulté lorsqu’ils sont confrontés à des exercices moins précis. Les meilleurs étudiants sont capables d’appliquer leurs connaissances à une nouvelle situation; toutefois, les étudiants moins forts tentent souvent d’appliquer intégralement à un cas différent les notions apprises durant un exercice, ce qui peut engendrer des résultats désastreux – car il est évident qu’une entreprise réelle diffère des entreprises étudiées. Dans le nouveau cours de comptabilité informatisée avancé que nous offrons en troisième année, nous présentons aux étudiants deux nouveaux progiciels de comptabilité et leur donnons seulement le minimum de renseignements nécessaires avant de leur demander d’effectuer les exercices. Les étudiants doivent donc se débrouiller seuls.

2. Connaissances en comptabilité

Les étudiants n’établissent pas de liens entre les principes fondamentaux qu’ils acquièrent durant les cours de Comptabilité 1 et 2. Durant un test en vue de l’obtention d’un emploi chez ACCPAC, une de mes meilleures étudiantes a su démontrer avec brio ses compétences, mais elle a cependant été incapable d’indiquer à l’intervieweur comment elle enregistrerait une transaction impliquant un crédit reporté. Récemment, dans un examen pratique, lorsqu’on leur a demandé d’inscrire un amortissement mensuel de xxx $, un nombre significatif d’étudiants n’ont pas effectué la bonne écriture de journal général. Vous devez choisir un livre qui insiste sur les différents aspects de la comptabilité et pas seulement sur les procédures techniques, et prendre le temps, en classe, de réviser les concepts comptables tout en insistant sur la maîtrise de l’informatique.

3. Habiletés en communication

Selon les membres de notre comité consultatif patronal, les plus grandes lacunes présentées par les étudiants se situent au niveau de leurs habiletés en communication. J’ai d’abord demandé aux étudiants de rédiger pour le président d’une entreprise fictive une note de service d’une page dans laquelle ils devaient expliquer les états financiers qu’ils avaient préparés à la fin d’un exercice. Les premiers résultats ont été abominables; toutefois, après le troisième exercice, on pouvait déjà observer des améliorations substantielles. Les étudiants doivent bien comprendre que la préparation des états financiers ne constitue que la moitié du travail; il faut ensuite savoir les présenter. Au niveau de la saisie des transactions, des points sont accordés pour les références et les descriptions appropriées des saisies.

4. Capacités d’analyse

Pour un trop grand nombre d’étudiants, la copie papier représente le résultat final. Lorsqu’on les oblige à imprimer les résultats, certains étudiants ne prennent même pas la peine d’aller chercher leurs copies pour vérifier s’il y a des erreurs avant d’afficher les résultats. (Des forêts entières sont sacrifiées afin que l’on puisse enseigner la comptabilité informatisée aux étudiants!) Les étudiants n’analysent pas toujours les états financiers qu’ils préparent avant de les remettre. Récemment, durant un exercice de budgétisation au cours duquel les étudiants devaient procéder à une analyse des résultats prévus au budget et les comparer aux résultats réels, l’inventaire de fin d’exercice a été ajouté plutôt que soustrait à l’état des résultats. La plupart des étudiants se sont concentrés sur les écarts majeurs, mais seulement quelques-uns d’entre eux ont repéré cette erreur comptable fondamentale. Plutôt que de simplement corriger les devoirs, les professeurs devraient demander aux étudiants de présenter à nouveau leur copie jusqu’à ce que les résultats soient satisfaisants, forçant de ce fait ces derniers à tirer des leçons de leurs erreurs.

5. Ce n’est pas correct à moins que cela ne soit parfait

Lorsqu’on leur présente les erreurs qu’ils ont commises dans un devoir, bon nombre d’étudiants recommencent le devoir à neuf pour que le tout soit parfait. Je n’enlève pas de points pour les erreurs tant et aussi longtemps que l’étudiant (a) est capable de les reconnaître et (b) de les corriger.

6. Gestion des fichiers

Il s’agit là d’une compétence technique difficile que bon nombre d’étudiants ne maîtrisent pas. Depuis l’apparition de programmes comptables plus complexes et de plus grande taille, il est devenu impossible de stocker les fichiers de données sur une seule disquette et les fichiers de sauvegarde sont de plus en plus ardus à réaliser. La plupart du temps, les étudiants prennent conscience de l’importance d’effectuer des copies de sauvegarde lorsque, après avoir travaillé 16 heures sur un projet de fin de session, leurs fichiers de données sont perdus ou altérés. « Rira bien celui ou celle qui aura effectué une copie de sauvegarde ». (Je remercie Harvey Freedman pour l’adaptation de cette citation.)

Le présent article nous offre un aperçu des aléas de l enseignement de la comptabilité informatisée; il nous faudra cependant aborder les aspirations plus profondes dans un autre article. En attendant, j’aimerais que vous me fassiez part de vos propres expériences en ce qui a trait à la comptabilité informatisée, qu’il s’agisse de cours autonomes ou de cours de comptabilité offerts à l’aide de systèmes informatiques.

John Stammers
École d’administration
du Collège Centennial
jstammers@centennialcollege.ca